7 astuces pour estimer le nombre idéal d'utilisateurs et obtenir une consultation LMS plus précise

7 astuces pour estimer le nombre idéal d'utilisateurs et obtenir une consultation LMS plus précise

Alors que certains vendeurs LMS facturent un prix fixe ou offrent des plans tarifaires avec différentes fonctionnalités, beaucoup de vendeurs LMS basent leur tarif sur le nombre d'utilisateur. Ainsi, vous devez avoir une idée claire du nombre d'utilisateurs qui vont utiliser le système, maintenant et dans le futur proche. Surtout si vous planifiez une consultation LMS ou un devis LMS pour simplifier le processus de sélection. Ces 7 astuces peuvent vous aider à avoir un nombre d'utilisateurs plus précis afin de recevoir une liste de LMS bien ciblée par votre consultant.

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1. Vérifiez la définition du terme 'utilisateur' du vendeur LMS

Les différents vendeurs LMS ont des définitions différentes du terme 'utilisateur'. Alors que certains facturent pour chaque 'utilisateur actif', d'autres requièrent le paiement pour chaque utilisateur qui s'inscrit dans le système, et ce, même s'ils n'accèdent pas à la plateforme pendant des mois. Comme un vendeur ou une équipe commerciale qui ne travaille qu'avec votre compagnie de façon périodique ou saisonnière, par exemple. Pour avoir une consultation LMS précise, vous devez vérifier ce qu'ils veulent dire par 'utilisateur' et entrer dans les détails. Lorsqu'un employé ne se connecte pas au système pour une période de 30 jours, est-il considéré actif ? Ou devez-vous payer pour chaque utilisateur qui s'inscrit, même s'ils utilisent les ressources de formation en ligne après la phase d'intégration ?

2. Évaluez vos besoins de personnel actuel

Combien de personnes y a-t-il dans votre personnel ?  Dans le cas du eCommerce ou éducation privée, combien de salariés apprenants vont s'inscrire à votre formation en ligne ce mois-ci ? Ce trimestre ? Comptabilisez le nombre d'utilisateurs qui vont accéder le système au lancement, ainsi que ceux qui vont rejoindre la compagnie dans les semaines ou mois à venir. Par exemple, vous avez actuellement 50 employés, mais il y en a 20 autres prêts à être intégrés durant la saison des vacances.

3. Planifiez à l'avance l'évolution future

Vous avez une idée du nombre d'utilisateurs nécessaire à satisfaire aujourd'hui, mais qu'en est-il dans un an ? Où voyez-vous les besoins du personnel de votre compagnie d'ici là ? Vos prévisions reflètent-elles la croissance régulière ? Avez-vous planifié à l'avance les pics d'embauches durant la période la plus chargée de l'année ? La plateforme LMS que vous choisissez doit pouvoir gérer vos besoins évoluants et s'adapter à votre compagnie, au lieu de freiner votre croissance en limitant le nombre d'employés qui peuvent s'inscrire à votre programme de formation en ligne.

4. Évaluez les utilisateurs actifs vs peu fréquents

J'ai parlé des utilisateurs actifs plus tôt, mais il existe une autre catégorie de salariés apprenants à prendre en compte : les utilisateurs inactifs. Ce sont ceux qui se sont inscrits et utilisent le système sporadiquement. Ou ils ne reviennent jamais. Par exemple, les partenaires externes qui sont avec votre compagnie pour un petit temps ou s'inscrivent sur une base annuelle pour rafraîchir leur mémoire. C'est vrai, la formation en ligne devrait être un effort continu, mais certains utilisateurs accèdent au système de façon irrégulière. Vous devez différencier les utilisateurs actifs de ceux qui ont besoin d'un accès temporaire ou périodique. Cela vous donne un nombre d'utilisateurs plus précis à déclarer dans votre évaluation de consultation LMS. Par exemple, vous pouvez trouver une plateforme LMS qui offre un minimum de frais supplémentaires pour ces utilisateurs irréguliers. Au lieu d'avoir à les payer chaque mois et perdre des ressources précieuses.

5. Prenez en compte les administrateurs et d'autres utilisateurs 'dans les coulisses'

Les administrateurs, les développeurs de contenu eLearning et autres joueurs clés doivent aussi être pris en compte dans le nombre d'utilisateurs. Certaines compagnies LMS ont une désignation spéciale pour ces rôles, alors que d'autres les considèrent comme des utilisateurs actifs. Même s'ils ne sont pas actifs sur la plateforme pour se former ou participer aux activités de formation en ligne. Faites une autre estimation pour vos utilisateurs 'dans les coulisses' et intégrez-les dans votre formulaire de consultation LMS, au cas où. Il est préférable de surestimer un peu que de donner un devis LMS imprécis basé sur une mauvaise information.

6. Prenez en compte votre budget de Formation et Développement

Bien sûr, votre budget joue aussi un rôle au moment d'estimer le nombre idéal d'utilisateurs au moment de vous préparer pour une consultation LMS. Prenez l'exemple ci-dessus concernant les utilisateurs irréguliers qui n'accèdent à la plateforme qu'une fois par trimestre pour renouveler leur certification. Si vous travaillez avec des ressources limitées, cela peut être plus rentable de les retirer tout simplement de votre estimation utilisateurs. Au lieu de réserver une bonne partie de votre budget déjà petit pour des frais d'utilisateurs actifs inutiles, optez pour une plateforme LMS qui fournit des tarifs plus flexibles et facture des frais 'utilisateur supplémentaire'. Cependant, si le vendeur LMS facture des montants 'exorbitants' aux utilisateurs irréguliers, il se peut que vous vouliez les inclure dans votre estimation à l'avance.

7. Évaluez les forfaits de tarification des vendeurs LMS

La plupart des compagnies LMS offrent différents niveaux ou forfaits selon le nombre d'utilisateurs. Par exemple, le premier package devrait intégrer entre 1-50 utilisateurs actifs, intégrant les administrateurs LMS et responsables RH. Pour cette raison, il est important d'évaluer les plans de tarification variés disponibles pour obtenir une idée de fourchettes. Cela vous donne une bonne indication du nombre d'utilisateurs à intégrer à votre estimation et arrondir les chiffres. Par exemple, vous savez que vous avez de la marge, s'il y a couramment 20 employés et vous attendez d'en embaucher 10 autres ce trimestre. Même si vous étendez la taille de votre personnel dans les mois qui viennent, le nombre d'utilisateurs LMS tombe encore sous la limite de 50.

Malheureusement, estimer le nombre idéal d'utilisateurs n'est pas aussi simple que revoir la taille de votre personnel et trouver un vendeur LMS qui s'adapte à vos besoins. Vous devez regarder dans votre boule de cristal pour trouver un produit qui s'adapte à votre compagnie, ainsi que vérifier la politique du vendeur LMS et les options de tarification pour trouver le meilleur deal. Cela vous permet d'obtenir les meilleures suggestions LMS de la part de votre consultant et d'investir plus judicieusement.

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