Temps de lecture :

Quelques Conseils pour Faciliter la Vie des Administrateurs LMS

Certains administrateurs de LMS sont face à un dilemme. Si, en général, le LMS fonctionne plutôt bien du point de vue des apprenants, c’est souvent plus compliqué pour eux en tant qu’administrateur : soit car le LMS est trop riche et complexe, soit à l’inverse car il est trop limité.
Quelques Conseils pour Faciliter la Vie des Administrateurs LMS

Quelques Conseils pour Faciliter la Vie des Administrateurs LMS

- D’un côté, les LMS dits de « première génération » ont été conçus avant tout pour gérer des processus, au détriment de l’expérience utilisateur. Généralement intégrés à une suite de Gestion de Talent, ces LMS sont fonctionnellement riches mais chers à amortir, et complexes à maîtriser.
- De l’autre côté, les LMS récents ont pris le chemin inverse, plaçant l’apprenant au coeur du système. Conçus comme des sites web, ce sont plus des outils d’information que des outils de formation, intégrant nativement le social, le mobile ou la Gamification. Ici, le bénéfice évident pour l’utilisateur s’est fait au détriment de la profondeur fonctionnelle. S’ils fonctionnent bien au démarrage, ces outils révèlent rapidement leurs limites. Par exemple, dès que l’activité Formation s’étoffe, se développe à l’international, elle s’étend aux clients, ou encore quand il s’agit de gérer différents types de certifications pour les distributeurs.

Que le LMS soit « legacy » ou plus récent, voici quelques « malaises » courants chez les administrateurs :

  • Des workflows lourds, résultant en une accumulation d’étapes pour accomplir une tâche. Exemple : 15 clics pour charger un SCORM et créer une formation, 4 fenêtres successives pour générer un rapport….
  • Une perte de temps passée sur des tâches à faible valeur ajoutée ; avec en corollaire un nombre important de gestionnaires dédiés à l’administration du LMS
  • De nombreuses demandes de support de la part d’utilisateurs perdus dans l’interface et frustrés de la qualité du service
  • La difficulté de générer des états consolidés et d’avoir une vue d’ensemble de l’activité de formation
  • Un seul système pour les paiements en carte de crédit
  • Des contenus SCORM qui ne se lisent pas sur le mobile
  • Etc.

Ces problèmes sont malheureusement trop courants. Une solution serait de changer de LMS mais ce n’est peut-être pas d’actualité. Nous listons ici quelques pistes pour vous faciliter la vie tout en améliorant le niveau de satisfaction de vos utilisateurs :

Communiquez Mieux

Tous les jours, vos utilisateurs sont bombardés de SMS, emails, blogs, microblogs, tweets… Si vous communiquez trop, vos messages vont participer à ce « bruit » et se diluer dans la masse. Pour que vos messages soient entendus, ils doivent être directs, clairs et concis.

Quelques conseils :

Adaptez le message à votre audience

Avez-vous une ou des audiences, de quelles générations ? et comment souhaitent-ils être informés : workshops, alertes, emails, texto… ? Et s’ils sont ‘accros’ aux réseaux sociaux, pourquoi ne pas communiquer avec eux directement via ces plateformes ?

Captez leur attention

N’oubliez-pas, vous êtes en concurrence avec des centaines de messages par jour. Pour vous différencier, faîtes des vidéos courtes, ‘funs’, faciles à lancer et à regarder. Utilisez des images, des graphiques. Réduisez au maximum le temps nécessaire et les étapes : envoyez-leur par email un lien vers une formation, plutôt que de leur dire où allez et comment s’inscrire. Et activez les notifications « push » sur mobile quand une nouvelle vidéo est disponible avec lancement direct de l’App.

Communiquez moins mais mieux

Si vos messages n’apportent rien de nouveau ou de fondamentalement intéressant, les destinataires auront l’impression de perdre leur temps et cesseront de lire vos messages. Privilégiez la qualité à la quantité.

Une Meilleure Gouvernance

Une bonne gouvernance en place sera votre meilleure alliée. Avant toute chose, assurez-vous d’avoir un sponsor pour le LMS et d’impliquer toutes les parties prenantes en amont : RH, Informatique, Business, Achats…. Obtenir leur assentiment dès le départ vous permettra de construire le consensus, trouver des relais d’évangélisation et éviter les objections une fois le projet lancé.

De plus :

Devenez l’expert de votre LMS

De cette manière, vous connaitrez à fond le système et en serez le référent. Cela vous permettra également de centraliser les demandes, recueillir les besoins, mettre en œuvre les suggestions et diffuser les bonnes pratiques. Et vous aurez la main sur l’enrichissement continu des processus à l’occasion des montées de version.

Déléguez le support

En fonction de la taille de votre organisation, vous pourriez mettre sur pied et animer un « helpdesk » interne composé de « super administrateurs » choisis par vous et formés par l’éditeur. Ces « super admins » pourront eux-mêmes former d’autres administrateurs dans les régions, les divisions, les BUs… et ainsi démultiplier la connaissance du LMS et le support niveau 1.

Documentez !

Créez des tutoriels courts (vidéo…) et une Foire aux Questions. Cela vous évitera de nombreux appels ou emails de la part des utilisateurs.

Boostez l’adoption

Malgré les communications et la gouvernance en place, la fréquentation du LMS reste encore assez faible ? Faîtes une pause, donnez-vous du temps et pensez stratégiquement :

Procédez par étapes

Ne vous sentez pas obligé(e) de passer directement de 0 à 100 km/h. Restez fidèle à votre stratégie de déploiement. Par exemple, n’activez pas les modules du LMS qui ne sont nécessaires au départ. Puis, restez cohérent dans votre communication. Utilisez toujours les mêmes termes, anticipez les demandes, prenez les devants via une Foire aux Questions....

Aidez-vous de la technologie

Connaissez toutes les possibilités de votre LMS, et faites-en bénéficier les utilisateurs. Par exemple, deux nouvelles technologies facilitent l’accès et favorisent l’adoption : le Mobile Learning (utilisez l’App de votre éditeur s’il en propose une), et les Widgets qui permettent d’intégrer des formations dans des emails, blogs, sites ou pages où les utilisateurs vont souvent (ex : pages Produit sur votre intranet, pages « Nouveautés » sur votre Réseau Social d’Enterprise). De cette manière, vous « poussez » la formation vers l’utilisateur, au lieu de lui demander d’aller vers elle. Bénéfices : non seulement vous diffuserez plus largement la formation, mais en plus vous la rendrez résolument plus digitale et innovante.

Collaborez avec vos pairs

Pourquoi réinventer la roue alors que vos pairs se sont posés les mêmes questions ? Rejoignez les groupes d’administrateurs LMS sur les réseaux sociaux et participez aux discussions. Et en interne, connectez avec des collègues en-dehors de votre fonction, recueillez leurs besoins, idées et perspectives sur la formation. Et bien sûr, communiquez avec votre éditeur de LMS. Ils ont intérêt à ce que votre initiative réussisse et seront heureux de vous assister. Certains éditeurs animent d’ailleurs une communauté des administrateurs chez leurs autres clients : rejoignez-la.

Pour en savoir plus sur le soulagement des frustrations administratives de LMS, regardez ce webinaire (en anglais) utile, "The Top 5 LMS Admin Headaches, and How to Avoid Them."

 
Montrer les commentaires