5 astuces pour préparer l'externalisation d’un projet eLearning

Les malentendus, les attentes vagues, et les limites géographiques sont des facteurs à ne pas négliger, surtout lorsque vous externalisez votre contenu eLearning. Dans cet article, je vais partager 5 astuces pour préparer l'externalisation de votre prochain projet eLearning et éviter ces risques.
5 astuces pour préparer l'externalisation d’un projet eLearning

Comment préparer l'externalisation d'un projet eLearning

L'économie globale a pris un grand coup, ce qui a entraîné des licenciements et une redistribution du budget. Les opérations clés d'externalisation, telles que votre programme eLearning en entreprise, est un moyen utile de stopper le flux financier des compagnies. Cela permet aux équipes de focaliser leurs énergie et compétences là où c'est nécessaire. En même temps, cela redirige les tâches spécialisées comme la formation en ligne, en l'orientant vers des experts confirmés dans ce secteur. Mais la sous-traitance eLearning peut générer une nouvelle série de défis, comme gérer une équipe qui a des objectifs différents et dont la façon de travailler nécessite quelques ajustements. Voici 5 façons d'éliminer le stress du processus d'externalisation d'un projet eLearning en le préparant bien à l'avance.

Il est temps de trouver un fournisseur de contenu eLearning en sous-traitance répondant à tous vos besoins.

1. Vérifiez tous les avis et recommandations

Au moment de chercher un partenaire eLearning externe, vous devriez demander autour de vous. Rassemblez les informations de sources fiables. Identifiez le style de formation en ligne que vous recherchez, et demandez à vos partenaires commerciaux des recommandations. Ils ont certainement déjà travaillé sur des projets similaires, et ils peuvent recommander des solutions valables. Dès que vous avez les informations de vos sources, continuez avec des sources indépendantes. Consultez leurs précédents cours eLearning en entreprise pour jauger la qualité du travail. Recherchez des témoignages et, si possible, demandez une démo. Double-vérifiez les certificats et accréditations des instituts de formation auxquels ils sont affiliés. Même si ce sont des cours en ligne, ne vous limitez pas à une recherche en ligne. Passez des appels pour vérifier leurs références.

2. Obtenez tout par écrit

Les accords verbaux ne sont pas toujours obligatoires, car cela se résume souvent à la parole de l'un contre la parole de l'autre. Il peut y avoir des erreurs et des malentendus qui ont des conséquences considérables. Assurez-vous que toutes les questions pertinentes sont réaffirmées par email, afin d'avoir un suivi écrit. Les détails tels que la longueur du cours eLearning, le sujet spécifique, ou les modalités de paiement doivent être écrits. La personne de contact désignée et les délais convenus doivent également être écrits. Lorsque la clôture des discussions approche, il est important d'avoir un contrat détaillé qui prend en compte tous les points de litiges. Il est toujours plus judicieux de faire rédiger les contrats par une équipe légale. Ils s'assureront que tous les points cruciaux sont couverts.

3. Identifiez les responsables du projet eLearning des deux équipes eLearning

La bureaucratie cause plus de torts que ce qu'elle vaut. Elle peut ralentir le processus et bloquer tout le système inutilement. Cela dit, un projet d'externalisation eLearning requiert une hiérarchie transparente pour le gérer avec précision. L'équipe managériale n'a pas besoin d'être grande. Plus elle est petite, mieux c'est. Idéalement, il devrait y avoir un responsable de projet eLearning de chaque côté, en charge de chaque équipe eLearning. Ces deux responsables devraient créer un rapport et pouvoir se contacter facilement. Les deux équipes eLearning doivent pouvoir communiquer entre elles facilement. De cette façon, il est plus facile de suivre les progrès et de gérer les problèmes potentiels. Ces deux positions devraient être bien choisies. Assurez-vous qu'ils ont de bonnes compétences relationnelles, pour qu'ils puissent travailler avec tout le monde. Ils doivent être conscients que c'est un partenariat équitable, et non une relation supérieur/subordonné.

4. Testez rigoureusement votre plateforme LMS

Le eLearning est une entreprise axée sur la technologie. Alors que les éléments humains sont importants, le côté technologique garde le contrôle global. Sélectionnez les bons instructeurs en ligne et associez-les avec les salariés apprenants. Cependant, dès que les salariés apprenants commencent la formation en ligne, l'interaction principale se fera surtout entre eux et leur appareil. Assurez-vous donc que votre LMS subit un contrôle complet pour identifier et résoudre tout problème susceptible d’apparaître. Créez une liste pour concentrer vos efforts. Par exemple, focalisez-vous sur ce que les employés devraient faire en cas de panne ou défaillance du système. Ils devraient savoir comment contacter les facilitateurs en ligne ou le personnel du service technique, surtout lorsque le système est en panne. Cela devrait être facile pour eux de naviguer dans la formation en ligne et de revoir les modules précédents. Testez votre LMS du point de vue des salariés apprenants. Avoir cet œil frais et inexpérimenté va vous aider à identifier les problèmes potentiels.

5. Rassemblez vos ressources de formation en ligne existantes

Dans certains cas, vous avez déjà des ressources de formation en ligne sous la main. Par exemple, les webinaires que vous avez animés dans le passé, ou les tutoriels et vidéos que vous avez utilisés auparavant. Même le matériel imprimé destiné à une formation en face à face peut être réutilisé. Faites le point sur les ressources de formation en ligne que vous avez déjà et proposez les ressources les plus pertinentes à votre partenaire externe eLearning. Ils vont peut-être pouvoir réutiliser le contenu pour votre nouveau projet eLearning ou s'en servir comme inspiration. Par exemple, inspirez-vous de la mise en page et du ton employé. D'autres ressources importantes sont l'analyse du public, les rapports LMS, et les résultats des feedbacks.

Prendre la décision de sous-traiter votre formation en ligne n'est que la première étape du processus. Vous avez besoin d'un système de contre-pouvoir pour être sûr que votre formation en ligne se passe bien. Regardez bien autour de vous pour être sûr que vous avez choisi le bon partenaire externe eLearning. Vérifiez les références pour que tout se fasse de manière transparente. Tous les accords, contrats et dates limites doivent être faits par écrits à des fins de reddition de compte et d'établissement de rapport. Ayez une hiérarchie claire de votre équipe et de celle du partenaire externe, pour que tout le monde sache qui est responsable. Enfin, n'oubliez pas de tester votre plateforme LMS pour identifier tous les cafouillis possibles. Tous ces détails vont vous aider à suivre le plan original sans encombres.

 
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